Dalam sambutannya, Ketua LPM Unviersitas Islam Riau, Dr. Asrol menyatakan bahwa pelaksanan penyegaran auditor ini merupakan keharusan karena Universitas Islam Riau telah memiliki visi baru yaitu “menjadi universitas Islam berkelas dunia berbasis iman dan takwa 2041”. “Pada visi ini telah ada perubahan dimana telah menjangkau kawasan dunia, sebelumnya adalah di kawasan Asia Tenggara”, imbuhnya.
Kegiatan yang ditaja oleh LPM Universitas Islam Riau, ini merupakan agenda penting dalam mengembangkan kualitas dan daya saing UIR di dunia global. Dr. Asrol menyampaikan bahwa saat ini Universitas Islam Riau akan melaksanakan evaluasi sumatif, dan itu harus diawali dengan Audit Mutu Internal (AMI). Penyegaran auditor ini berlangsung selama dua hari yaitu dari tanggal 14-15 Agustus 2023, akan disampaikan Renstra Universitas Islam Riau karena di dalamnya ada capaian dan program yang mesti dilaksanakan. “Penyegaran auditor audit mutu internal hari ini diikuti oleh 46 dosen Universitas Islam Riau dari semua fakultas (9 Fakultas dan Program Pascasarjana), yang nantinya jika lulus akan melakukan audit kepada unit-unit di lingkungan Universitas Islam Riau,” tutur Dr. Asrol.
Asrol dalam sambutan akhirnya mengucapkan terima kasih yang setinggi-tingginya atas kehadiran semua pihak dalam mengembangkan kualitas dan daya saing Universitas Islam Riau.
Sementara itu, wakil rektor bidang akademik Universitas Islam Riau, Dr. Syafhendri mengungkapkan bahwa kegiatan ini sangat urgen bukan saja untuk auditor dalam menambah wawasan dan pengalaman dalam mengaudit dengan benar, kegiatan ini dilaksanakan untuk mengembangkan lembaga ini ke depan. AMI ini harus dipelihara dan dijaga untuk semua lini. Sajian ini harus dinikmati dengan baik. “Tahapan audit itu sangat penting karena berkaitan dengan audit eksternal. Semua kita harus bersama-sama ikut membenahi lini manajemen di tempat masing-masing”, tegas Syafhendri.
“Mudah-mudahan semua kita tetap mengikuti kegiatan ini dengan seksama. Ikuti program ini dengan baik dan seksama. Kami sangat mengapresiasi atas penyelenggaran penyegaran auditor mutu internal. Banyak yang mesti kita kembangkan, terutama dalam mengembangkan dan mensukseskan visi baru UIR”, urainya dengan serius. “Perlu ketegasan dan keikhlasan waktu dalam mengikuti penyegaran auditor mutu internal. Selamat mengikuti pelatihan dan penyegaran auditor periode 2022-2023”, lanjut wakil rektor yang energik ini.
Dengan mengucapkan “basmalah”, penyegaran auditor pada audit mutu internal periode tahun 2023-2024 yang berlangsung dari tanggal 14-15 Agustus 2023 dengan resmi dibuka oleh Wakil Rektor bidang Akademik Unviersitas Islam Riau.
Pengembagan Universitas Islam Riau mencapai Rekognisi Internasional
Setelah pembukaan, kegaitan berikutnya adalah pemaparan materi oleh Dr. Slamet—dosen Universitas Muhammadiyah Yogyakarta—tentang pengembangan Universitas Islam Riau dalam mencapai rekognisi inernasional. Dalam paparannya mengungkap kerangka pengembangan Universitas Islam Riau dengan melihat pada megatrend dunia 2045 dan sustainable development goals (SDGs). Kedua trend dunia harus disandingkan dengan visi untuk mengembangkan kampus Universitas Islam Riau untuk mencapai rekognisi internasional pada masa ini dan akan datang.
“Kedua trend ini mesti diakomodir dalam mengembangkan visi UIR di masa datang. Halini sebagai bentuk dan usaha kita dalam mencapai rekognisi internasional. Dalam mengembangkan UIR berkelas dunia tidak bisa lepas dari visi kita sendiri. Pengembangan harus punya fondasi yang kuat dan memiliki standar yang mengadopsi SNPT dan tambahan kampus sendiri,” tegas Slamet.
Di sisi lain, dalam paparan Slamet, pada pengembangan universitas mesti harus melihat input (mahasiswa—dalam dan luar negeri; dosen—dalam dan luar negeri). Mahasiwa sangat penting untuk dikembangkan dalam rangka mencapai rekognisi internasional.
Tidak hanya itu, dalam proses pengembangan kampus; dimana pengajaran, riset, tatakelola, dan kerjasama, menjadi suatu hal mutlak untuk dikembangkan. Pengajaran mesti berbasis outcome-based education (OBE). Perlu diperhatikan persentasi yang menggunakan PjBL, PBL, dan CBL. Pada bagian kerjasama ada rekognisi reputasi akademik. Implementasi dari MoU mesti dikembangkan. Hal yang mesti dihindari, banyak sekali MoU namun tidak ada aktivitas.
Hal penting diperhatikan pada bidang output adalah lulusan, prestasi mahasiswa, dan luaran riset. Menurut Slamet, isu besar tentang lulusan adalah terkait dengan persentasi keberhasilan program studi. Pada aspek outcome; karir lulusan, pengabdian kepada masyarakat, sitasi, dan inovasi menjadi hal krusial dikembangkan oleh universitas.
“Dalam pengembangan, universitas mesti memperhatikan competitor atau pesaing kampus, dan juga memperhatikan pemangku kepentingan”, demikian papar Slamet.
Jika hal ini dikembangkan maka akan muncul rekognisi. Rekognisi dilakukan dengan akreditasi, sertifikasi, ranking, atau klusteriasasi. Untuk mengukur rekognisi itu dilakukan dengan dua hal yaitu SPMI dan SPME. Jika hal ini dilakukan maka akan melahirkan reputasi. “Jika kita ingin unggul, maka bicaranya adalah SPME, dan SPME berasal dari SPMI. Oleh sebab itu, UIR harus memiliki sistem penjaminan mutu yang kuat. Maka perlu penguatan dalam SPMI agar mendapatkan rekognisi. Dan ini yang menjamin adalah SPME”, tegas Slamet.
Di sisi lain, Slamet menegaskan, untuk pengembangan universitas diperlukan indikator pengembangan reputasi akademik. Indikator utama reputasi akademik adalah; dilakukan dengan sangat intens untuk mengembangkan kampus. Hal ini mesti diperkuat dengan kerjasama. Publikasi mesti dikembamgkan dengan berbagai negara di dunia. Indikator lain adalah employer reputation; paper and citation (terindks Scopus); international faculty & student (fulltime & exchange); international network; dan SDGs.
Sementara itu strategi utama pengembangan yang harus dilakukan oleh kampus adalah; leadership kuat di semua level; kebijakan berbasis kinerja; prioritas program dan keuangan; adopsi indikator internasional ke indikator kinerja universitas; perencanaan dan penjaminan mutu yang konsisten di semua level; dan penguatan komitmen kinerja sivitas dan tendik.
Menjadi Auditor Profesional
Menjadi auditor memerlukan syarat dan kode etik yang mengikat dalam melaksakan audit pada unit-unit. Megawati Hayati memaparkan hal ini pada hari kedua, Selasa (15/82023) di gedung rektorat lantai 2 Unviersitas Islam Riau. Megawati memaparkan berbagai prosedur rekrutmen asesor; Untuk menjadi satu asesor yang baik maka diadakan seleksi auditor, lalu memiliki sertifikat sampai kemampuan dalam melaksanakan audit secara professional.
Sorang auditor memiliki kualifikasi; berpendidikan magister; telah mengikuti pelatihan auditor yang dilaksankan LPM; cermat dan teliti; jujur dan terbuka; memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan efektif secara lisan dan tulisan; memiliki keterampilan memecahkan masalah; mampu bersikap independen dan bebas dari pengaruh subjektifitas dalam melakukan audit.
Auditor mesti mampu mengkonstuk atau keterampilan dalam memecahlan masalah; baik dalam perbaikan untuk merumuskan strategi. Auditor harus mampu merumuskan strategi dalam mengatasi masalah, lengkap dengan indikator yang baik. “Pastikan auditor tidak menguadit unitnya sendiri, agar terhindar dari subjektivitas,” tegas Megawati.
Hal penting yang mesti dimiliki oleh auditor adalah kode etik. Auditor memeiliki kode etik dalam menjalankan tugas. Terdapat beberapa kode etik yang mesti dimiliki yaitu; melkukan koordinasi antar auditor, menyepakati pembagian tugas, menyepakati hal-hal yang mesti disampaikan, menyiapkan komentas auditor, dan mendengarkan klarifikasi, menyiapkan pertanyaan/hal-halyang perlu dikonfirmasi, datang tepat waktu, menggunakn form audit, bersikap konstruktif, dan lainnya. Dalam kaitan ini, auditor harus mengakaji ulang kelengkapan dokumen kegiatan, menggali dan menganalisis bukti yang relevan agat dapat menyimpulkan.
Dalam mengaudit, editor harus mengkonfirmasi data pendukung (bukti), menyepakati capaian dan temuan, menanyakan dan memahami apa yang menjadi kendala, perbaikan dan RTL, memastikan kendala perbaikan, dan RTL sudah lesaras. mengecek RTL pada tahun lalu, apakah telah dilakukan, dan membantu auditee menemukan kendala dan akar masalah serta merumuskan stratgei pencaapaian.
Perilaku auditor saat assessment lapangan (AL) mesti diperhatikan dan miliki oleh semua auditor agar pekerjaan yang dilakukan bermanfaat dan bernilai guna. Perilaku tersebut adalah; jangan menjadi integrator, tetap objektif dan bersahabat, hindari menjebak mencurigasi dan menuduh, jangan membuang waktu, jangan membandingkan dengan unit kerja lain/sendiri, dan jangan bertele-tele atau membingungkan. “Bantulah unit menemukan strategi pencapaian,” tutur Megawati.
Pada aspek lain, Megawati menegaskan bahwa verifikasi terhadap akar penyebab permasalahan telah benar-benar terindetifikasi; contoh dosen kurang semangat. Melakukan verifikasi bahwa tindakan perbaikan yang dilakukan telah baik dan efektif. Hal lain adalah melakukan verfikasi personal yang terkait. Dan, auditor melihat dokumentasi dari tindakan yang telah dilakukan. “Dokumen referensi IKS menjadi hal yang mesti dipahami dan diketahui oleh auditor dalam melaksanakan audit pada unit-unit”, tegas Megawati sembari memberikan contoh.
Hal yang paling penting diketahui dan dimiliki oleh auditor adalah cara mengaudit yang baik dan benar. Menurut Megawati, seorang auditor mesti memahami indikator kinerja strategis (IKS) sebagai capaian yang hendak digapai. Memahami lembaga/unit; auditor menjelaskan capaian yang dicapai pada saat audit. Mengggali kendala (faktor penghambat ketercapaian IKS); auditor merumuskan kendala misalnya mengapa dosen tidak semangat dalam menulis jurnal terindeks Scopus atau WoS. Auditor memahami faktor pendukung (faktor pendukung ketercapaian IKS); identifikasi faktor pendukung pada unit yang diaudit, misalnya apa faktor pendukung dosen tidak semangat dalam menulis pada jurnal terindeks scopus atau WoS. Auditor memahamai perbaikan (tindakan perbaikan jangka pendek). Auditor juga mesti mampu merumuskan rencana tindak lanjut (RTL) (tindakan perbaikan untuk periode selanjutnya). Auditor menuliskan PIC/tanggal penyelesaian; dimana auditor menuliskan siapa penanggung jawab dan batas penyelesaian. Selanjutnya, Megawati menguraikan sistematika pelaporan AMI yang menjadi panduan bagi seluruh auditor. Sistematika dapat berupa; pendahuluan (latar belakang, tujuan dan ruang lingkup audit); pelaksanaan audit (teknis pelaksanaan); temuan audit dapat: per standar, kategori: 1. Capaian di atas 50%, 2. Belum ada capaian, 3. Menyimpang, 4. Melampaui standar; dan rekomendasi.
Sesi berikutnya dilanjutkan dengan simulasi menjadi auditee, para dosen melakukan identifikasi terhadap permasalahan di unit masing-masing. Selanjutnya peserta pelatihan melakukan simulasi menjadi auditor dan melakukan audit terhadap unit yang telah ditentutkan. Tahapan berikutnya adalah presentasi hasil audit peserta pelatihan secara berurutan mulai dari kelompok pertama hingga kelompok keenam.
Pada saat presentasi simulasi hasil audit, yang dipandu oleh Azmansyah, bermunculan berbagai pertanyaan dan pandangan tentang temuan auditor. Terdapat beberapa pemahaman yang berbeda dalam menemukan hasil audit. Misalnya pemahaman uraian unit kerja yang masih bias. Sesungguhnya uraian unit kerja adalah fakta yang terjadi pada unit, menguraikan capaian yang didapat pada unit tersebut berupa fakta yang terjadi. Mengkonstruk bagian kendala adalah mesti dicari akar masalah, sehingga perbaikan dan RTL tepat. Merumuskan RTL adalah masih mungkin ada yang sama dengan perbaikan tapi dapat dilakukan untuk masa tahun berikutnya. Rumusan RTL menjadi sangat penting untuk permasalahan tersebut tidak terjadi lagi di masa yang akan datang. Pada bagian target; adalah hal yang strategis, dari pimpinan (LPM) dengan perhitungan tercapai. Ada target yang ditentukan oleh unit kerja yang dihitung secara realistis.
Berbagai pertanyaan mengemuka seputar cara mengaudit yang baik dan benar bermunculan dari para dosen pada saat pemaparan hasil simulasi hasil audit. Dalam proses simulasi hasil audit mengemuka cara menentukan dan mengidentifikasi temuan di lapangan. Misalnya cara mengidentifikasi dan membahasakan uraian unit kerja, kendala, faktor pendukung, RTL, dan target.
Rekomendasi
Kegiatan yang dilakukan pada dua hari ini ditutup dengan uraian dan sambutan yang disampaikan oleh Dr. Asrol sebagai Ketua Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Islam Riau. Setiap ada akreditasi dicocokkan dengan Renstra dan hasil audit mutu internal. Kita harus melakuan perbaikan untuk tahun yang akan datang. Kita harus mampu tegas dan melampaui target karena ada SPME yang dihadapi oleh semua program studi. Penerapan siklus PPEPP yang salahsatunya pelaksanaan audit mutu internal yang berkualitas dan handal akan mengembangkan Universitas Islam Riau berkualitas dan berdaya saing.
Asrol mengucapkan terima kasih pada narasumber dan auditor yang tetap setia dalam mengikuti penyegaran. Ucapan terima kasih juga disampaikan pada auditor senior yang telah berkenan mengikuti penyegaran auditor.
Kegiatan selanjutnya adalah penyamaan persepsi dengan auditee dan sosialisasi sistem AMI. Pengisian laporan hasil audit mutu internal mesti sesuai dengan template yang distandarasisi oleh LPM UIR. Jadwal penyamaan persepsi dan audit menyusul sesuai dengan tahapan yang dirancang oleh LPM UIR. Dengan mengucapkan “alhamdulillah rabbil ‘alamin” acara ditutup dengan resmi oleh Dr. Asrol. Semoga dengan penerapan siklus PPEPP yang salah satunya evaluasi dengan pelaksanaan audit mutu internal yang berkualitas dan handal akan melejitkan Universitas Islam Riau berkualitas dan berdaya saing. Wallahu a’lam. [Syahraini Tambak].
